La rétrospective : prenez le temps de progresser en tant qu'équipe

Mise en place quasiment systématiquement dans le cadre des méthodes agiles, la rétrospective est un temps d'équipe prévu à la fin de chaque sprint (toutes les 2, 3 ou 4 semaines selon l'organisation). C'est un rituel d'amélioration continue où toute l'équipe revient sur ce qui a bien marché, ou non, durant le sprint. Elle propose ensuite des actions afin d'être plus efficace et pour gagner en fluidité.

C'est incontestablement un des éléments principaux qui fait la réussite d'une équipe en mode agile. Et c'est bien parce que cette pratique est extrêmement riche qu'on aimerait la voir déployée partout, qu'on soit une équipe technique ou non, qu'on évolue dans un environnement agile ou dans un autre.

Les meilleures équipes du monde le font, on a toujours des choses à améliorer. Et on pourrait se dire qu'on n'a pas le temps de s'occuper de ça, mais c'est justement pour en gagner qu'on le fait ! (cf. la jolie illustration qui vaut 1000 mots)

La rétrospective : qu'est-ce que c'est ?

Il existe beaucoup de rétrospectives différentes (afin de diversifier l'exercice), mais la base repose sur la réponse à ces 3 questions :

• Qu'est-ce qui a bien fonctionné depuis la dernière fois ?
• Qu'est-ce qui n'a pas bien marché depuis la dernière fois ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ?
• Comment peut-on s'améliorer ? Quelles actions met-on en place ?

Ce temps doit être animé par une personne qui se met en posture de facilitateur, c'est-à-dire qu'elle ne propose pas de solutions ou ne donne pas son avis sur ce qui émerge, elle aide juste le groupe à s'exprimer. On n'a pas toujours le luxe d'avoir un animateur externe, ce rôle peut donc être pris par un membre de l'équipe (ce rôle peut également être tournant pour que chaque membre s'y colle). Si l'animateur est à l'aise, il peut également donner des idées en tant que participant, il faut juste qu'il montre bien aux autres quand est ce qu'il anime et quand est-ce qu'il donne des idées, sans biaiser le bon déroulé de la rétro.

Voici le déroulé classique :

Temps 1 : Chaque personne prend un temps individuel pour répondre aux deux premières questions sur des post-its. On note bien une idée par post-it pour pouvoir les manipuler facilement par la suite.

Temps 2 : Chaque personne partage le fruit de ses réflexions aux autres et vient coller ses idées sur le support.

Temps 3 : On regroupe les idées similaires et on regarde quels sont les sujets les plus importants si on n'a pas le temps de tous les traiter. On prend également un temps pour célébrer les réussites.

Temps 4 : L'équipe brainstorm pour trouver des solutions aux sujets posés. Idéalement, on définit des actions claires, que l'on va pouvoir suivre dans le temps. Il est d'ailleurs fortement conseillé de définir un « responsable de suivi » par action choisie. Son rôle n'est pas de mettre en place l'action, mais bien de vérifier que celle-ci se fasse. Si ce n'est pas le cas, il devra le faire remarquer aux autres.

Les points d'attentions de la rétrospective

Voici quelques conseils pour être sûr de tirer le meilleur de ces temps d'équipe.

• Être vigilant sur les dynamiques de groupe : Faire en sorte que tout le monde puisse s'exprimer (en faisant des tours de table par exemple), ne pas forcer quelqu'un à parler non plus, faire attention aux personnes qui pourraient trop monopoliser la parole, ne pas avoir peur du silence (certaines personnes ont besoin d'espace avant d'intervenir).

• Varier la rétrospective : Afin d'éviter le côté redondant qui pourrait s'installer on peut varier les objectifs et la forme des rétros (vous trouverez des tas d'idées sur internet, ici par exemple). Cela peut être également une bonne idée de varier l'animateur pour apporter de la fraîcheur.

• Faire des plans d'action réalisables : Il faut essayer au maximum de choisir des actions SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalisables, Temporellement définies). Et surtout, il vaut mieux choisir de mettre en place seulement 2 ou 3 actions que l'on va vraiment faire plutôt que de dresser une liste au père Noël que personne n'appliquera. L'intérêt de la rétro est justement de s'améliorer doucement au fil du temps, pas besoin de tout résoudre d'un coup. C'est très important que le groupe sente qu'il progresse de rétro en rétro, sinon une certaine démotivation pourrait apparaître.

Les bénéfices de la rétrospective

Si elle est mise en place correctement, la rétrospective apporte de nombreux bénéfices, elle permet notamment :

• Une meilleure collaboration et une meilleure communication
• De faire émerger rapidement les problèmes et de les résoudre (plutôt que d'attendre que ça explose pour les traiter)
• Une meilleure anticipation des problèmes à venir
• Une amélioration des processus de l'équipe et donc une meilleure productivité
• Une capacité à apprendre des erreurs du passé et donc à les éviter dans le futur

Par-dessus tout, la rétro crée un espace où chacun peut s'exprimer et renforce donc la cohésion d'équipe. Elle permet d'être soi au travail et d'assurer une vraie sécurité psychologique dans l'équipe (identifiée comme facteur n° 1 de la réussite d'une équipe lors du projet Aristote¹ mené par Google).

C'est un indispensable, alors n'hésitez plus, quelle que soit votre équipe !

Etienne